怎样用 WPS Excel 制作图表？（2025 年零基础入门教程）

在数据汇报、工作分析、学习统计等场景中，单纯的数字表格往往难以直观呈现数据规律，而图表能将复杂数据转化为清晰的图形（如柱状图、折线图、饼图），让趋势、占比、对比关系一目了然。WPS Excel 作为免费且功能强大的表格工具，自带丰富的图表类型和编辑功能，即使是零基础用户，也能通过简单操作制作出专业图表。本文将从 数据准备、图表插入、类型选择、自定义优化、常见问题解决 5 个核心步骤，详细拆解用 WPS Excel 制作图表的方法，附 2025 年最新功能技巧，帮你轻松搞定数据可视化。

一、前期准备：整理规范数据（图表制作的基础）

制作图表前，需确保数据格式规范，避免因数据混乱导致图表错误。WPS Excel 对数据结构有明确要求，核心原则是 “清晰分类、无多余内容”。

1. 数据结构要求

• 表头明确：表格第一行（或第一列）需为 “标题行”，标注数据类别（如 “月份”“销售额”“产品类型”），避免无标题或标题模糊（如 “列 1”“行 2”）。
• 数据对齐：同类数据需在同一列或同一行，例如 “月份” 作为横向分类（A1:A12），“销售额” 作为纵向数值（B1:B12），确保分类与数值一一对应。
• 剔除无效数据：删除表格中的空行、空列、合并单元格（合并单元格会导致数据选取不连续，可先取消合并：选中单元格→【开始】→【合并后居中】→【取消合并】），以及与主题无关的文字注释（如 “数据来源：XX 部门” 可放在表格外）。

2. 常见数据场景示例

不同图表适用的数据场景不同，前期整理数据时需匹配目标图表类型，以下为 3 种典型场景的数据结构：

• 对比类数据（如不同产品月度销售额）：

• 趋势类数据（如某产品全年销量变化）：

• 占比类数据（如各渠道销售占比）：

二、核心步骤：3 步插入基础图表（零基础也能会）

WPS Excel 提供 “一键插入图表” 功能，只需选中数据、选择图表类型，即可快速生成基础图表，操作流程如下：

1. 选中目标数据区域

• 连续数据：点击数据区域的第一个单元格，按住鼠标拖动至最后一个数据单元格（如选中 A1:D13，包含标题行和所有数据），确保分类列（如 “月份”）和数值列（如 “销售额”）均被选中。
• 不连续数据：按住Ctrl键，分别选中分类列（如 A1:A13）和需要展示的数值列（如 B1:B13、D1:D13），适用于仅需展示部分数值的场景（如只对比产品 A 和产品 C 的销售额）。

2. 插入图表（2 种常用方式）

方式 1：通过 “插入” 菜单栏插入（精准选择）

• 点击 WPS Excel 顶部菜单栏【插入】，在 “图表” 板块中，可看到常用图表类型（柱状图、折线图、饼图、条形图等），点击对应图表图标，即可生成基础图表。
• 若需查看更多图表类型，点击【插入】→【图表】→【所有图表】，在弹出的 “插入图表” 窗口中，左侧列出 “柱形图”“折线图”“饼图”“散点图” 等 12 类图表，右侧可预览不同子类型（如柱状图包含 “簇状柱形图”“堆积柱形图”）。

方式 2：通过快捷工具栏插入（快速操作）

• 选中数据后，表格右下角会自动弹出【快捷工具栏】（图标为 “图表 + 魔法棒”），点击工具栏中的图表图标（默认显示柱状图），可快速生成图表；若需切换类型，点击工具栏旁的下拉箭头，选择其他图表类型（如折线图、饼图）。

3. 调整图表位置与大小

• 移动图表：点击图表边框，按住鼠标拖动，可将图表移动到表格中的任意位置（如右侧空白区域、新工作表），避免遮挡数据。
• 调整大小：选中图表后，边框会出现 8 个 “缩放点”（四角和四边中点），拖动缩放点可放大或缩小图表，建议保持图表比例（拖动四角缩放点），避免图表变形。

三、图表类型选择：匹配场景才高效（避免选错类型）

不同图表类型的核心用途不同，选错类型会导致数据传递偏差。以下为 WPS Excel 中 6 种常用图表类型的适用场景及选择技巧：

1. 柱状图（对比不同类别数据）

• 核心用途：用于对比多个类别或组别的数值大小（如不同产品销售额、不同部门业绩），直观展示 “谁多谁少”。
• 常用子类型：
• 簇状柱形图：并列展示多个类别的数据（如每月 3 款产品的销售额对比），适合多组数据同时对比。
• 堆积柱形图：将同一类别下的多组数据叠加（如每月总销售额中各产品的占比），同时展示 “总量” 和 “构成”。
• 注意事项：类别名称较长时，建议使用 “条形图”（横向柱状图），避免文字重叠。

2. 折线图（展示数据趋势变化）

• 核心用途：用于展示数据随时间、顺序的变化趋势（如全年销量变化、股价波动），重点突出 “上升 / 下降 / 平稳” 规律。
• 常用子类型：
• 带数据标记的折线图：在数据点处添加圆点、方块等标记，便于精准查看具体数值。
• 双轴折线图：当两组数据数值差距大（如 “销售额” 和 “利润率”），可添加次坐标轴，避免一组数据被 “压缩” 无法看清（后续 “自定义优化” 会详细说明）。

3. 饼图（展示部分占整体比例）

• 核心用途：用于展示单一类别下各部分占整体的比例（如各渠道销售占比、各科目分数占比），总数需为 100% 或可求和为整体。
• 常用子类型：
• 普通饼图：适用于 5 个以内的分类（分类过多会导致扇区过小，难以区分）。
• 圆环图：中间有空白区域，可在空白处添加文字（如 “总销售额：500 万”），视觉更轻盈。
• 注意事项：避免用饼图对比数据大小（肉眼难以精准判断扇区面积差异），对比优先选柱状图。

4. 条形图（横向对比，适合长类别）

• 核心用途：与柱状图功能类似，但为横向展示，适合类别名称较长（如 “市场部 - 华东区域 - 2024Q3 业绩”）或类别数量较多（10 个以上）的场景，避免文字纵向排列重叠。

5. 散点图（分析数据相关性）

• 核心用途：用于展示两组数据之间的相关性（如 “广告投入” 与 “销售额”、“身高” 与 “体重”），通过点的分布判断是否存在线性关系（如点呈上升趋势，说明正相关）。

6. 组合图（同时展示多种数据关系）

• 核心用途：当需要同时展示 “对比” 和 “趋势”（如 “销售额” 用柱状图对比，“增长率” 用折线图展示趋势），可选择组合图，在同一图表中融合两种及以上图表类型。

四、自定义优化：让图表更专业（细节决定质感）

基础图表生成后，通过调整标题、配色、数据标签等细节，可大幅提升图表的可读性和专业感。WPS Excel 提供 “图表元素” 和 “图表样式” 两大优化工具，操作简单。

1. 快速添加图表元素（一键补全关键信息）

选中图表后，右侧会自动弹出【图表元素】图标（像一个 “+” 号），点击即可勾选需要添加的元素，常用元素如下：

• 图表标题：默认标题为 “图表标题”，点击标题文本框可修改为具体名称（如 “2024 年各产品月度销售额对比”），建议标题包含 “时间 + 数据主题 + 图表用途”，清晰易懂。
• 坐标轴标题：勾选 “坐标轴标题”，可分别为 X 轴（横向，如 “月份”）和 Y 轴（纵向，如 “销售额（元）”）添加标题，避免观众误解数据含义。
• 数据标签：勾选 “数据标签”，图表会在每个数据图形（如柱子、扇区）上显示具体数值，适合需要精准传递数据的场景（如汇报业绩时标注具体销售额）；可点击 “数据标签” 旁的下拉箭头，选择标签位置（如 “柱形图外侧”“饼图内侧”）。
• 图例：当图表包含多组数据（如 3 款产品），图例会标注每组数据的名称和颜色，默认位于图表右侧或底部；若图例遮挡数据，可拖动图例边框调整位置。

2. 调整配色与样式（匹配场景风格）

• 快速套用样式：选中图表后，点击右侧【图表样式】图标（像一支 “画笔”），WPS Excel 提供多种预设样式（如 “商务蓝”“简约灰”“活力橙”），点击即可一键更换图表配色和字体，适合新手快速优化。
• 自定义配色：若预设样式不符合需求，可手动调整：
• 调整数据系列颜色：右键点击某组数据图形（如产品 A 的柱子）→【填充】，选择 “纯色填充”“渐变填充” 或 “图片填充”，自定义颜色（商务场景建议用蓝、灰、黑等沉稳色，避免高饱和撞色）。
• 统一配色体系：选中所有数据系列，点击【图表工具】→【格式】→【形状填充】，选择同一色系的不同深浅色，确保整体视觉协调。

3. 优化坐标轴与网格线（提升可读性）

• 调整坐标轴范围：当 Y 轴数值差距过大（如部分数据为 1000，部分为 10000），可双击 Y 轴，在右侧 “设置坐标轴格式” 面板中，修改 “最小值” 和 “最大值”（如设置为 0 和 12000），避免数据图形过于扁平，突出差异。
• 简化网格线：网格线用于辅助读取数值，但过多会显杂乱。双击网格线，在 “设置主要网格线格式” 中，将 “线条宽度” 改为 0.5pt，“线条颜色” 改为浅灰色（#E5E5E5），或取消勾选 “主要网格线”（数据标签清晰时可省略）。

4. 添加双轴（处理数值差距大的两组数据）

当需要在同一图表展示两组数值差距大的数据（如 “销售额” 单位为 “万元”，“利润率” 单位为 “%”），可添加双轴，步骤如下：

1. 选中其中一组数据（如 “利润率”）→ 右键→【更改系列图表类型】。
2. 在弹出的窗口中，将该组数据的图表类型改为 “折线图”，并勾选下方 “次坐标轴”。
3. 点击【确定】后，图表会生成两个 Y 轴（左侧为销售额，右侧为利润率），两组数据分别对应不同坐标轴，清晰展示趋势。

五、2025 年 WPS Excel 图表新功能：提升效率与专业性

WPS Excel 2025 年新增多项图表功能，无需复杂操作，即可实现高级数据可视化效果：

1. AI 智能推荐图表（零基础也能选对类型）

• 选中数据后，点击【插入】→【图表】→【AI 推荐】，系统会根据数据结构（如对比类、趋势类、占比类）自动推荐 3-5 种最适合的图表类型，并显示推荐理由（如 “您的数据为多组类别对比，推荐簇状柱形图，直观展示差异”），点击即可生成对应图表。

2. 一键生成动态图表（数据更新自动同步）

• 当表格数据需要频繁更新（如每周更新销售额），传统图表需手动调整数据区域，2025 年新增 “动态图表” 功能：
1. 选中数据区域→【插入】→【图表】→【动态图表】。
2. 系统会自动将数据与图表关联，后续修改表格数据时，图表会实时同步更新，无需重新插入。

3. 图表导出与分享（多格式兼容）

• 制作完成后，可将图表导出为独立文件，方便插入 PPT、Word 或发送给他人：
• 选中图表→右键→【另存为图片】，选择 “PNG”“JPG” 或 “SVG” 格式（SVG 为矢量图，放大不失真，适合印刷或高清展示）。
• 若需插入 WPS 演示或 WPS 文字，可直接复制图表（Ctrl+C），在目标文件中粘贴（Ctrl+V），粘贴后仍可双击编辑图表（如修改颜色、数据）。

六、常见问题（FAQ）：解决制作中的高频问题

1. Q：选中数据后插入图表，只显示部分数据怎么办？
2. A：首先检查数据区域是否连续，有无空行 / 空列隔断；若数据不连续，需按住Ctrl键重新选中所有分类列和数值列；也可点击图表，在右侧【图表数据】面板中，点击 “选择数据”，手动调整 “图表数据区域”（如修改为 “A1:D13”）。
3. Q：图表中的文字显示乱码或字体模糊怎么处理？
4. A：点击图表中的文字（如标题、坐标轴标签），在【开始】菜单栏中，将字体改为系统自带字体（如 “微软雅黑”“宋体”）；若字体模糊，可将 “字体大小” 调至 10-12pt，并勾选 “加粗”（标题建议 14pt 加粗）；导出图片时选择 “高分辨率”（另存为图片时勾选 “300dpi”）。
5. Q：如何删除图表中的某一组数据（如不需要展示产品 C 的销售额）？
6. A：有两种方式：① 右键点击图表中该组数据的图形（如产品 C 的柱子）→【删除】；② 点击图表→右侧【图表数据】→“图例项（系列）” 中，选中该组数据→点击【删除】，删除后表格数据不会被删除，仅图表中隐藏。
7. Q：饼图中某部分扇区太小，数据标签显示不全怎么办？
8. A：双击饼图，在右侧 “设置数据系列格式” 中，将 “饼图分离程度” 调至 5%-10%，让小扇区与其他部分分离；也可右键点击数据标签→【设置数据标签格式】，勾选 “标签位置” 为 “最佳匹配”，系统会自动调整标签位置，避免重叠。
9. 通过以上步骤，零基础用户也能在 5-10 分钟内用 WPS Excel 制作出专业图表。核心原则是 “先选对类型，再优化细节”：首先根据数据场景（对比、趋势、占比）选择合适的图表类型，再通过添加元素、调整配色、优化坐标轴提升可读性，避免为了 “美观” 而忽略数据传递的准确性。日常可多练习不同场景的图表制作（如月度汇报、年度总结），逐步掌握高级功能（如动态图表、双轴图表），让数据可视化更高效。