如何用 WPS 中文版插入中文脚注并设置格式？

在学术论文、商务报告、公文写作等场景中，脚注是不可或缺的重要元素，它既能补充说明正文内容，又能规范标注文献来源，提升文档专业性与可信度。WPS 中文版作为国内主流办公软件，其脚注功能操作便捷且支持高度自定义，但多数用户仅掌握基础插入方法，对格式规范、样式调整等进阶技巧了解甚少。本文将详细拆解 WPS 中文版插入中文脚注的完整流程，结合 GB/T 7714 学术规范，详解字体、编号、间距等格式设置技巧，同时解答常见疑难问题，帮助用户快速掌握专业脚注排版方法。

一、WPS 中文版插入中文脚注的基础操作（3 步速成）

插入脚注是文档编辑的基础需求，WPS 中文版提供了两种便捷操作方式，适用于不同场景下的快速标注，新手也能轻松上手。

1. 快速插入法（适合单条脚注添加）

打开 WPS 文档后，首先将光标定位到需要添加脚注的正文文字末尾（如引用文献的关键词、需解释的名词后），确保光标位置准确，避免脚注编号错位。随后点击顶部菜单栏中的【引用】选项卡，在弹出的功能区中找到【插入脚注】按钮并点击（快捷键：Alt+Ctrl+F），此时正文会自动生成上标形式的脚注编号（默认阿拉伯数字 “1”），同时光标自动跳转到当前页面底部的脚注编辑区域，直接输入注释内容即可完成插入。例如在学术论文中引用 “人工智能技术发展报告”，可在 “报告” 后插入脚注，输入 “张三。人工智能技术发展报告 (R). 北京：科技出版社，2024: 45-67.”。

2. 自定义插入法（适合批量设置规则）

若需对脚注位置、编号格式进行提前设置，可采用自定义插入方式。同样定位光标后，点击【引用】选项卡下的【脚注和尾注】对话框启动器（右下角小箭头），在弹出的设置窗口中进行三项核心配置：一是选择 “脚注”（默认每页底部，可改为 “文本下方”）；二是在 “编号格式” 中选择中文脚注常用样式，如阿拉伯数字（1,2,3）、带圈数字（①,②,③）或中文数字（一，二，三）；三是设置起始编号（默认从 1 开始，可按需调整为特定数字）。完成设置后点击【插入】，光标跳转至脚注区域即可输入内容，该方法适合需要统一脚注规则的长文档编辑。

3. 脚注的快速查看与删除

查看脚注时，只需将鼠标悬停在正文的脚注编号上，会自动显示注释预览；若需编辑内容，双击编号即可直接跳转到页面底部的脚注区域。删除脚注更简单，选中正文对应的脚注编号（如 “1”），按下 Delete 键即可，剩余脚注会自动重新编号，无需手动调整。

二、中文脚注格式深度设置（符合 GB/T 7714 规范）

默认脚注格式往往无法满足学术论文、正式报告的排版要求，需按照 GB/T 7714-2015《信息与文献 参考文献著录规则》（国内学术通用标准）进行自定义调整，涵盖字体样式、编号规则、间距优化等核心维度。

1. 字体与字号规范设置

脚注作为补充内容，字体应与正文区分且保持统一，建议遵循以下标准：选中页面底部所有脚注文本，点击【开始】选项卡，设置字体为宋体（中文）或 Times New Roman（英文 / 数字），字号为小五号（正文通常为五号），颜色为深灰色（#333333），既保证可读性又不喧宾夺主。若需批量应用，可在【开始】-【样式】中找到 “脚注文本” 样式，右键选择【修改】，在弹出的窗口中设置字体参数并点击【确定】，后续插入的脚注将自动套用该样式。

2. 编号格式与样式自定义

中文脚注常用编号格式包括带圈数字、方括号编号、中文数字三种，可根据文档类型灵活选择：

• 带圈数字（①,②,③）：适用于公文、书籍注释，在【脚注和尾注】设置窗口的 “编号格式” 中选择带圈数字样式，或右键点击脚注编号选择【脚注和尾注】，在格式项中勾选 “带圈编号”；
• 方括号编号（[1],[2],[3]）：学术论文首选格式，需手动设置：在【脚注和尾注】窗口中选择 “自定义标记”，输入 “[1]” 并点击【设置】，后续编号会自动递增为 [2][3]；
• 中文数字（一，二，三）：适用于传统文书，在编号格式中选择 “中文数字” 即可。
• 对于多章节文档，若需每节重新编号脚注，可在章节分隔处插入分节符（【页面布局】-【分隔符】-【下一页分节符】），然后在【脚注和尾注】设置中勾选 “每节重新编号”，实现不同章节脚注编号独立递增。

3. 间距与排版优化（解决常见格式问题）

脚注与正文间距过大、脚注内容无法铺满一行等问题，会影响文档美观度，以下是针对性解决方案：

• 缩小正文与脚注间距：选中脚注区域，右键点击【段落】，在 “缩进和间距” 选项卡中，将段前间距设置为 0 磅，行距改为 “固定值 12 磅”；或删除脚注与正文之间的空白行，手动调整行距为 1.0 倍；
• 脚注内容铺满一行：进入脚注编辑状态，右键选择【段落】-【换行和分页】，勾选 “允许西文在单词中间换行”，同时将字号调整为小五号，行距设为固定值 12 磅，可避免右侧空白过大；
• 删除脚注分隔线：默认脚注上方会有一条横线，影响排版统一性，可按 Alt+Ctrl+N 切换到普通视图，点击【引用】-【脚注】-【脚注分隔符】，选中横线后按 Delete 键删除，再切换回页面视图（Alt+Ctrl+P）即可。

三、GB/T 7714 中文脚注著录规范（学术写作必备）

学术论文、学位论文等正式文档的脚注，需严格遵循 GB/T 7714-2015 标准，确保引用格式规范统一，以下是常见文献类型的脚注格式示例：

1. 图书类文献

格式：[序号] 作者。书名 (M). 出版地：出版者，出版年：引文页码.

示例：[1] 李四，王五。数据分析基础 (M). 上海：财经出版社，2023: 89-92.

2. 期刊论文类文献

格式：[序号] 作者。文章标题 (J). 期刊名称，出版年，卷 (期): 页码.

示例：[2] 赵六。大数据技术在金融领域的应用 (J). 计算机工程，2024, 40 (3): 156-163.

3. 电子资源类文献

格式：[序号] 作者。标题 [EB/OL]. 网址，访问日期 (年 - 月 - 日).

示例：[3] 工业和信息化部. 2024 年中国人工智能产业发展报告 [EB/OL]. https://www.miit.gov.cn/, 2024-06-15.

4. 学位论文类文献

格式：[序号] 作者。论文题目 (D). 培养单位所在地：培养单位，答辩年.

示例：[4] 孙七。机器学习在图像识别中的应用研究 (D). 北京：清华大学，2023.

四、WPS 中文脚注常见问题与解决方案

1. 脚注编号错乱或不更新

原因：删除部分脚注后未触发自动更新，或插入分节符后编号规则冲突。

解决方案：选中正文任意脚注编号，右键点击【更新域】，编号会自动重新排序；若分节符导致冲突，可在【脚注和尾注】设置中选择 “整篇文档连续编号”。

2. 脚注内容跨页显示

原因：正文末尾空间不足，脚注内容被拆分到下一页。

解决方案：调整正文段落行距（如改为 1.5 倍），或减少脚注文本长度，将超长注释拆分为多条；也可在【脚注和尾注】设置中选择 “脚注位置：文本下方”，避免跨页拆分。

3. 无法修改脚注字体样式

原因：未进入脚注编辑状态，或样式被文档模板锁定。

解决方案：双击脚注编号进入编辑模式，选中全部脚注文本后修改字体；若样式锁定，点击【开始】-【样式】-【脚注文本】-【修改】，勾选 “基于该模板的新文档” 即可解锁。

4. 脚注与尾注相互转换

场景：需将页面底部的脚注改为文档末尾的尾注，或反之。

操作：点击【引用】-【脚注和尾注】对话框启动器，在窗口底部点击【转换】，选择 “脚注转为尾注” 或 “尾注转为脚注”，点击【确定】即可批量转换，编号保持不变。

五、总结：高效排版专业中文脚注的核心技巧

掌握 WPS 中文版中文脚注的插入与格式设置，核心在于 “基础操作 + 规范设置 + 问题排查” 三步法：首先通过【引用】选项卡快速插入脚注，确保光标位置准确；其次按照 GB/T 7714 标准调整字体、编号、间距，使格式符合场景需求；最后针对编号错乱、跨页显示等常见问题，运用更新域、调整段落设置等方法快速解决。

无论是学术写作、商务报告还是公文编辑，规范的脚注排版都能显著提升文档专业性。建议用户根据自身需求创建自定义脚注样式（如 “学术脚注模板”“公文脚注模板”），后续可直接套用，节省重复设置时间。如果需要批量处理大量文献引用，还可结合 Zotero、EndNote 等文献管理软件，导出符合 GB/T 7714 格式的脚注，直接粘贴到 WPS 文档中使用，进一步提升编辑效率。